Fechamento de Caixa Pontos de Vendas - Políticas
Nome do Processo/Rito: Fechamento de Caixa Ponto de Venda.
1. Políticas para garantir a precisão e a integridade das transações financeiras diárias dos PDV’s (pontos de venda). Registro e análise de todas as operações de entradas e saídas, saldos em dinheiro e apontamentos das vendas nos portais utilizados por cada marca.
1.1. Regra 1.1: O responsável pelo PDV, deve realizar a abertura e fechamento do caixa diariamente e efetuar o envio do relatório de fechamento de caixa por e-mail ao conferente da área financeira designado. O prazo para envio é até 12:00h do dia seguinte e para os caixas de sexta-feira, sábado e domingo até 12:00h da segunda-feira seguinte.
1.1.1. Enviar junto ao relatório de fechamento de caixa todos os comprovantes de PIX, depósitos e despesas (vide Regra 2 – despesas pagas pelo caixa do PDV). Os endereços de e-mail da conferência, conforme determinado para cada ponto de venda são: conferenciacx01@grupovilarouca.com.br.
1.1.2. Realizar depósito bancário na conta da loja, do saldo excedente ao fundo de caixa estabelecido, no dia seguinte ao fechamento do caixa, conforme Anexo 1 – Saldo Limite em Fundo de Caixa.
1.1.3. Fazer as devidas observações nas trocas de modalidades de vendas (Exemplo: troca de dinheiro por cartão).
1.1.4. Conferir os relatórios de cartões (SITEF e POS) com os valores das vendas lançadas no sistema da loja;
1.1.5. Efetivar a abertura diária do caixa com o valor em dinheiro (espécie) constante na gaveta, independentemente de qualquer erro ocorrido no caixa do dia anterior.
1.1.6. Solucionar e responder o e-mail de pendências e divergências do caixa em até 48 horas do recebimento do pedido de verificação.
1.1.7. Reenviar para a conferência, para o mesmo endereço de e-mail para o qual o relatório de fechamento de caixa foi reportado, nota fiscal de devolução quando houver necessidade desta.
2. Para necessidades pontuais do ponto de venda, o pagamento da despesa pode ser realizado diretamente pela frente de caixa, observando-se as diretrizes e normas previamente determinadas.
2.1.1. Regra 1.1: Todas as despesas devem ser comprovadas preferencialmente por nota fiscal ou cupom fiscal. Na impossibilidade destes enviar recibo devidamente preenchido e legível, no qual deve constar CPF/CNPJ e assinatura do favorecido.
1.1.1. Seguir tabela de regras das despesas, limites e periodicidade dos pagamentos que podem ser efetuados pelo caixa do PDV, conforme tabela a seguir:
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DESPESA |
VALOR MÁXIMO |
PERIODICIDADE |
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Alimentação por Funcionário (Horas Extras) – Ver regra 1.1.2 |
Grupo 1 e 2: R$ 18,00 |
Datas Excepcionais e Situações Pontuais (Anexo 2) |
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Grupo 3 e 4: R$ 15,00 |
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VD/HUB CE: R$ 18,00 |
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VD’s PI/MA/RN: R$ 20,00 |
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Ação Aniversariantes (Gente&Cultura) |
Loja: R$ 60,00 |
Mensal – Conforme Calendário de Aniversariantes |
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VD/HUB: R$ 100,00 |
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Alimentação por Funcionário (Reuniões Mensais) |
R$ 12,00/pessoa |
Mensal |
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Brindes e Incentivos (Comemoração do Atingimento de Metas) |
Loja: R$ 30,00/pessoa VD: R$ 20,00/pessoa |
Mensal |
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Material Auxiliares e de Consumo: Papel A4, fitas, caneta, caderno, carimbo, bobina, pastas, pilhas, etiquetas. |
Grupo 1 e 2: R$ 70,00 |
Mensal |
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Grupo 3 e 4: R$ 50,00 |
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VD/HUB: R$ 120,00 |
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Copa e Cozinha: Garrafão de água, copos, café e açúcar (consumo colaboradores loja). |
Grupo 1: R$ 100,00 |
Mensal |
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Grupo 2: R$ 70,00 |
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Grupo 3 e 4: R$ 50,00 |
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VD/HUB: R$ 150,00 |
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Material de Limpeza: Desinfetante, detergente, vassoura, balde, sacos para lixo, álcool, panos p/ limpeza. |
Grupo 1 e 2: R$ 70,00 |
Mensal |
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Grupo 3 e 4: R$ 50,00 |
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VD/HUB: R$ 120,00 |
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Manutenção de Veículos (Pequenos reparos emergenciais como reparos de pneus) |
Lojas: R$ 30,00 VD: R$ 50,00 |
Mensal |
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Combustível |
Grupo 1 e 2: R$ 120,00 |
Mensal |
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Grupo 3: R$ 80,00 |
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Grupo 4: R$ 60,00 |
1.1.2. Alimentação por Funcionário: Deve ser informado para quais colaboradores o pagamento de alimentação foi realizado. O reembolso de gastos com alimentação é realizado apenas nas situações pontuados no Anexo 2 e valores descriminados na tabela acima. O valor excedente do limite estipulado para alimentação em horas extras não é reembolsável. Se o feito, será atribuída a loja como falta de caixa e os responsáveis deverão cobrir a diferença originada.
1.1.3. Pagamentos de incentivos e motivacionais financeiros, não devem ser pagos pelo caixa.
1.1.4. Qualquer despesa não mencionada, deve ser direcionada para pagamento via contas a pagar conforme Política de Contas a Pagar. Atenção: para pagamentos via financeiro o prazo é de 72 horas, após reporte com as devidas autorizações e informações. O favorecido deve ser informado do prazo previamente a prestação do serviço ou fornecimento de bem.
1.1.5. Para outras despesas não discriminadas anteriormente, consultar Anexo 3 – Despesas de Responsabilidade de Setor Específico, a necessidade da despesa deve ser enviada para tratativa do setor mencionado ou consultar o responsável pela conferência de caixa do PDV para orientação.
3. Para serviços de entrega a solicitação de pagamento deve ser enviada ao contas a pagar e para a Coordenadora de Logística (Camila Alves) para autorização. Após autorização, o pagamento é realizado via contas a pagar, nenhum pagamento para essa finalidade deve acontecer via caixa, particularidade das VD’s.
Anexo 1 - Saldo Limite em Fundo de Caixa
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Ponto de Venda |
Saldo |
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Ponto de Venda |
Saldo |
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Arezzo Iguatu |
200,00 |
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Crocs Camaçari |
400,00 |
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Boticário - Acopiara |
400,00 |
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Crocs Caucaia |
400,00 |
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Boticário - Alexandria |
200,00 |
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Crocs Feira |
400,00 |
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Boticário - Banabuiú |
200,00 |
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Crocs Iguatemi |
400,00 |
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Boticário - Caicó I |
300,00 |
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Crocs Ilha |
400,00 |
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Boticário - Caicó II |
500,00 |
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Crocs Imperatriz |
400,00 |
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Boticário - Cocal |
200,00 |
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Crocs Juazeiro |
400,00 |
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Boticário - Hibrida Catolé |
400,00 |
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Crocs Kennedy |
400,00 |
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Boticário - Icó |
300,00 |
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Crocs Lauro de Freitas |
400,00 |
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Boticário - Iguatu |
500,00 |
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Crocs Quiosque Iha |
400,00 |
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Boticário - Jucás |
300,00 |
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Crocs Rio Mar |
400,00 |
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Boticário - Jucurutu |
500,00 |
|
Crocs Rio Poty |
400,00 |
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Boticário - Lavras |
200,00 |
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Crocs São Luis Nova |
400,00 |
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Boticário - Luís Correia |
300,00 |
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Crocs Shop Bahia |
400,00 |
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Boticário - Martins |
200,00 |
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Crocs Shop Barra |
400,00 |
|
Boticário - Mombaça |
300,00 |
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Crocs Shopping Salvador |
400,00 |
|
Boticário - N. Oriente |
200,00 |
|
Crocs Teresina |
400,00 |
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Boticário - P. Branca |
300,00 |
|
Crocs Vit. da Conquista |
400,00 |
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Boticário - Parambu |
300,00 |
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Farmácia |
270,00 |
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Boticário - Parnaíba 1 |
400,00 |
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Hub VD Iguatu |
500,00 |
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Boticário - Parnaíba 2 |
300,00 |
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Magrella |
200,00 |
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Boticário - Pau dos Ferros |
500,00 |
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Vans |
200,00 |
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Boticário - Perimetral |
300,00 |
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VD Araioses |
200,00 |
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Boticário - Quixadá |
400,00 |
|
VD Catolé |
500,00 |
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Boticário - Quixeramobim |
300,00 |
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VD Caicó |
300,00 |
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Boticário - São Bernardo |
300,00 |
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VD Iguatu |
500,00 |
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Boticário - São Miguel |
400,00 |
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VD Novo Oriente |
500,00 |
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Boticário - Senador |
200,00 |
|
VD Parnaíba |
300,00 |
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Boticário - Shop Parnaíba |
400,00 |
|
VD Pau dos Ferros |
500,00 |
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Boticário - Tauá |
300,00 |
|
VD Quixadá |
300,00 |
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Boticário - Umarizal |
300,00 |
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VD São Bernardo |
300,00 |
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Boticário - Várzea Alegre |
300,00 |
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VD Tauá |
300,00 |
Anexo 2 – Eventos Geradores de Pagamento de Alimentação (extra)
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Datas Excepcionais |
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Dia das Mães |
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Dia dos Namorados |
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Dia dos Pais |
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Black Semanal |
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Natal |
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Situações Pontuais |
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Casos especiais para registrar as vendas final de mês, final de ciclo, promoções extras, que não devem ficar pendentes no período. |
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Dia de ação com Multiplicadora em Loja. |
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Lives e-commerce. |
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Troca de vitrine. |
Anexo 3 – Despesas de Responsabilidade de Setor Específico
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DESPESA |
ÁREA RESPONSÁVEL |
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ACORDOS OU TAXAS SINDICAIS |
DP |
departamentopessoal@grupovilarouca.com.br |
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EXAMES OCUPACIONAIS |
DP |
departamentopessoal@grupovilarouca.com.br |
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SALÁRIOS/RESCISÃO/VALE TRANSPORTE |
DP |
departamentopessoal@grupovilarouca.com.br |
|
FATURAS DE ÁGUA |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
FATURAS DE ENERGIA |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
ACESSÓRIOS PARA CELULAR (CAPA, PELÍCULA, CARREGADOR) |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
FATURAS INTERNET |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
IPTU |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS: CAMARA DE AR, PNEUS, TROCA DE ÓLEO, LAVAÇÃO, OUTROS SERVIÇOS/PEÇAS |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
MÓVEIS E UTENSÍLIOS COMPRA DE NOVOS OU REPARO |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
TAXA DE VIGILANCIA SANITARIA, BOMBEIROS |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
CONSERTOS ESTRUTURAIS GERAIS (CIVIL/ELÉTRICO) |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE LIMPEZA |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
MANUTENÇÃO/TROCA DE AR CONDICIONADO |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
SERVIÇOS DE VIGILANCIA |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
TELEFONIA: CHIP, RECARGAS E FATURAS |
FACILITIES |
facilities@grupovilarouca.com.br |
|
ORGANIZAÇÃO DE CURSOS E TREINAMENTOS, BRINDES, COFFEE |
GENTE&CULTURA |
rh@grupovilarouca.com.br |
|
DESPESAS COM VIAGENS: PASSAGEM, DESLOCAMENTO, HOSPEDAGEM |
GESTOR IMEDIATO |
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|
DOAÇÃO |
GOVERNANÇA CORPORATIVA |
priscila@grupovilarouca.com.br |
|
PAGTO DE DIÁRIAS PARA MOTORISTA |
LOGÍSTICA |
coordenador.logistica@grupovilarouca.com.br |
|
QUALQUER BRINDE PARA EVENTOS, CAMPANHAS, PRESENTES |
MARKETING |
marketing@grupovilarouca.com.br |
|
ORGANIZAÇÕES DE EVENTOS: DECORAÇÕES, COFFEE, MIMOS |
MARKETING |
marketing@grupovilarouca.com.br |
|
MARKETING/MÍDIA LOCAL/PROPAGANDA/ETIQUETAS: LOCUÇÃO, OUTDOOR, PANFLETAGEM, MATERIAL GRÁFICO, PLACAS, DIVULGAÇÃO EM RÁDIO |
MARKETING |
marketing@grupovilarouca.com.br |
|
VITRINES: ADESIVOS, DECORAÇÕES |
MARKETING |
marketing@grupovilarouca.com.br |
|
EQUIPAMENTOS DE INFORMÁTICA: CABOS, FONTES, MOUSE, TECLADO, SERVIÇOS EM SOTWARE OU HARDWARE |
TI |
ti@grupovilarouca.com.br |
|
SISTEMAS: INSTALAÇÃO E CONFIGURAÇÃO |
TI |
ti@grupovilarouca.com.br |